介護事務のExcel集計：分の記録を業務別に合計する
介護事務で転記や照合にかかった時間を分単位で記録していても、合計の出し方で手が止まることがあります。この記事では、記録済みの数値をExcelで「全体の合計」「業務ごとの合計」「時間への換算」にする3つの式を説明します。時間の測り方や、1か月分を推計する方法は作業時間の測り方と月間の推計で解説しています。
記録表の形：1行に1作業
A列に日付、B列に業務名、C列に作業時間（分）を入れます。1行目は見出しです。次の例は説明用の架空の記録です。
| 行 | A 日付 | B 業務 | C 作業時間（分） |
|---|---|---|---|
| 1 | 日付 | 業務 | 作業時間（分） |
| 2 | 9/1 | 転記 | 20 |
| 3 | 9/1 | 照合 | 35 |
| 4 | 9/2 | 転記 | 25 |
| 5 | 9/2 | 集計 | 40 |
C列には「20」のように数字だけを入れます。「20分」や「0:20」とは入力しません。
集計に使う3つの式
E列のセルの表示形式は「標準」か「数値」にしておきます。
E2に入力：C2〜C5の作業時間（分）を合計
=SUM(C2:C5)E2の表示：120（＝120分）
E3に入力：B列が「転記」の行だけ作業時間（分）を合計
=SUMIF(B2:B5,"転記",C2:C5)E3の表示：45（＝45分）
E4に入力：E2の合計（分）を時間に換算
=E2/60E4の表示：2（＝2時間）
この例は2日分の合計で、1か月分ではありません。
よくある間違い
- 空欄を0分として扱う：SUMは空欄を無視するため、記録がない日があっても合計は出ます。空欄が「0分」なのか「記録し忘れ」なのかを先に確かめてください。この3つの式だけでは記録漏れを見つけられません。
- 業務名の表記ゆれ：「転記」と「転記作業」のように名前を分けると別の条件になります。余分な空白も取り除き、同じ業務は同じ名前にそろえます。
- 範囲の外に行を足す：6行目に記録を足しても、式の範囲がC2:C5のままだと合計に入りません。
- 二重記録：同じ作業を2行に書くと、その分だけ合計が多くなります。
- 単位つきで入力する：「20分」は文字として扱われ、合計に入りません。「0:20」は時刻の値になるため、分の合計になりません。
月間の集計ができたら
上の例は2日分の架空記録です。そのまま月間の診断に入力しないでください。月間集計がまだなら作業時間の測り方と月の推計へ。集計済みなら無料診断で仮定の試算ができます。
出典
- Microsoft Support「SUM 関数」：指定した数値やセル範囲の値を足し合わせる関数
- Microsoft Support「SUMIF 関数」：条件に一致する値を合計する関数と、その書き方
出典確認日：2026年9月16日。表と数値は当サイト独自の架空例です。