業務改善ガイド / 時間の見える化
介護事務の作業時間を測る方法
5営業日の計測表と集計例
公開：2026年9月15日／更新：2026年9月16日
「事務が忙しい」を、見直せる数字に。転記・照合・月末集計のうち一つを選び、作業と確認に使う時間を記録する方法を紹介します。
1. 測る仕事を一つに絞る
最初から事務全体を測ろうとせず、困っている業務を一つ選びます。訪問介護なら実績の転記、居宅介護支援なら提供票と実績の照合など、開始と終了を説明できる単位にします。
| 決めること | 照合業務の例 |
|---|---|
| 開始 | 照合対象の実績を開く |
| 終了 | 確認結果を記録する |
| 含める工程 | 確認、差分の修正、問い合わせ、引継ぎ |
| 件数の単位 | 照合を終えた帳票1枚を1件とする |
問い合わせの返事を待つ経過時間と、実際に手を動かした時間は別に扱います。複数人が同時に10分働いた場合は、2人なら20人分・分です。改善前後で集計方法をそろえましょう。
2. 計測表に記録する
作業を終えるたびに開始・終了と所要時間を残します。中断した時間は差し引きます。利用者名、職員の氏名、介護記録などは書かず、担当はA・Bなどの記号にします。
- A 作業：入力、転記、集計など。
- B 確認：入力内容や差分のチェック。
- C 修正：誤りの修正や再入力。
- D 連絡：問い合わせや確認の電話など。
- E 引継ぎ：受渡しや進捗共有。
以下は説明用の架空の記録です。件数はAの行だけに記録するなど、同じ帳票を重複して数えないルールを決めます。
| 担当 | 区分 | 開始–終了 | 分 | 件数 | メモ |
|---|---|---|---|---|---|
| A | A 作業 | 9:00–9:30 | 30 | 18 | 中断なし |
| A | B 確認 | 9:30–9:40 | 10 | 0 | 同じ18件を確認 |
記録のために増えた時間も、別にメモしておきます。測定が負担になる場合は対象を絞り、まとめて行う作業はまとまり単位で記録します。
3. 5日間を集計する
次の数字は実績ではなく計算例です。区分ごとに所要時間を合計し、件数と繁忙の理由を添えます。
| 区分（分） | 1日目 | 2日目 | 3日目 | 4日目 | 5日目 | 合計 |
|---|---|---|---|---|---|---|
| A 作業 | 60 | 55 | 70 | 50 | 65 | 300 |
| B 確認 | 25 | 20 | 30 | 20 | 25 | 120 |
| C 修正 | 10 | 0 | 20 | 5 | 15 | 50 |
| D 連絡 | 15 | 10 | 20 | 10 | 15 | 70 |
| E 引継ぎ | 20 | 15 | 25 | 15 | 25 | 100 |
| 合計 | 130 | 100 | 165 | 100 | 145 | 640 |
| 件数 | 42 | 35 | 51 | 33 | 49 | 210 |
- 1日あたり：640分 ÷ 5日 ＝ 128分
- 1件あたり：640分 ÷ 210件 ≒ 3.0分
- 修正・連絡の割合：(50分 ＋ 70分) ÷ 640分 ≒ 19%
連絡や確認には必要なものも含まれます。割合が大きいだけで削減対象と決めず、原因と品質への影響を確かめます。
4. 月の時間に換算する
計測した5日が通常日の代表と考えられ、同様の業務が20日あるなら、128分 × 20日 ÷ 60 ≒ 42.7時間／月と見積もれます。
通常日と月末日を分けた月推計の例
次の数字は、上の5日集計とは別の説明用の架空例です。通常日16日と月末日4日は重ならないように分け、それぞれの平均がその種類の日を代表しているか、別々に確かめます。
| 区分 | 日数 | 1日あたりの平均（分） | 小計（分） |
|---|---|---|---|
| 通常日 | 16 | 100 | 1,600 |
| 月末日 | 4 | 180 | 720 |
| 合計 | 20 | － | 2,320 |
- 通常日：16日 × 100分 ＝ 1,600分
- 月末日：4日 × 180分 ＝ 720分
- 月推計：(1,600分 ＋ 720分) ÷ 60 ≒ 38.7時間／月
これは実測した月合計ではなく推計です。記録のない日を0分とせず、推計を保留するか追加で測ります。対象範囲と担当人数をそろえ、複数人の作業時間は合算し、返事待ちの経過時間は含めません。
時間に単価を掛けた金額は、時間の価値の目安です。固定の給与が変わらない場合、同額の支出が減るわけではありません。実際に減った残業代や外注費などは、支払いの変化として別に確認します。
5. 改善前後を同じ条件で比べる
そろえる項目と判断を保留する条件は、比較条件のチェック表にまとめています。
一つの工程を変えたら、同じ範囲・区分で再計測します。件数、担当人数、月末か通常日かもそろえて確認し、修正や引継ぎが増えていないかを見ます。
例えば月40時間の作業を30%減らせると仮定すると12時間。新たな確認が月3時間必要なら、正味の改善余地は9時間です。これは試算であり、実測して初めて効果を判断できます。
一部の日の記録から求めた月の時間は推計です。未記録の日を0とせず、通常日・月末日の記録が代表的か確かめてから、診断に入力してください。
時間がわかったら、次の一歩
改善余地を、数字で試してみる。
月の事務時間と改善の仮定から、空く時間と収支への影響を分けて確認できます。登録不要。入力内容は画面内で計算します。
無料診断を始める →参考資料とこの記事の位置づけ
厚生労働省は、タイムスタディを職員の業務時間を測定し、業務を見える化する手法として紹介しています。本記事の5営業日の進め方、区分、計測表、数値例は当サイト独自の実践例です。
厚生労働省「介護分野の生産性向上に向けたオンライン研修」（参照：2026年9月15日）
分で記録した時間を表計算でまとめる場合は、Excelで業務別に作業時間を合計する方法をご覧ください。