介護事務の二重入力・重複転記を見直す｜棚卸し表と確認の手順
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「同じ内容を何度も入力している」と感じたら、減らし方を決める前に、情報がどこから来てどこへ写されているかを一枚の表に書き出します。この記事では、二重入力（重複転記）を入力元・転記先・目的・担当記号・照合・正本の6項目で棚卸しし、重複の候補を見つける3つの問い、転記をやめる前に確認すること、手段を確かめる順番を紹介します。
この記事で扱うのは「どこで同じ情報を写しているか」です。「その作業に何分かかっているか」を知りたい場合は、介護事務の作業時間を測る方法｜5営業日の計測表と集計例をご覧ください。
- 紙の実施記録
- 実績表
- 請求ソフト
それぞれの間で、入力元・転記先・目的・照合方法を記録します。
1. 転記を「情報の流れ」で書き出す
作業名ではなく、写されている情報の単位で考えます。「実績入力」ではなく「提供実績（日時・内容）」のように、中身を一行に一つ書きます。同じ情報が紙、表計算、請求ソフト、連絡ノートへ移っていくなら、移動の一回ずつが一行です。
表には利用者名、職員の氏名、記録の本文を書きません。担当は「X」「Y」などの記号にします。
2. 棚卸し表に記入する
棚卸し表の使い方
- 情報の移動1回を1行に書く。 作業名ではなく「提供実績（日時・内容）」のように、写されている情報の単位で書きます。利用者名、職員の氏名、記録の本文は書かず、担当は「X」「Y」などの記号にします。
- 6項目を埋める。 照合していなければ「なし」、正本が決まっていなければ「未定」と、分からない点も正直に書きます。
- 3つの問いで候補を探す。 見つかったものは見直しの候補です。やめる前に、管理者と必要な記録・用途・保存方法を確認します。
印刷用の棚卸しシートもあります。紙に書き出すときにお使いください。利用者名・職員の氏名・記録の本文は書かず、担当は記号にしてください。当サイト独自の様式で、公的な様式ではありません。
| No | 情報項目 | 入力元 | 転記先 | 目的 | 担当記号 | 照合 | 正本 |
|---|---|---|---|---|---|---|---|
| 1 | |||||||
| 2 | |||||||
| 3 | |||||||
| 4 | |||||||
| 5 |
- 入力元：その行の転記で、情報を読み取る場所（紙の記録、表計算など）
- 転記先：写した先。一つの入力元から複数へ写すなら行を分ける
- 目的：転記先で何に使うか。「以前からの慣習」も正直に書く
- 担当記号：写す人。確認する人が別なら「X→Y」
- 照合：何と何を突き合わせているか。していなければ「なし」
- 正本：内容が食い違ったとき、どれを正しいとみなすか。決まっていなければ「未定」
3. 記入例（架空）
以下は説明用に作った、架空の訪問介護事業所の例です。実在する事業所の手順や、推奨する運用を示すものではありません。
| No | 情報項目 | 入力元 | 転記先 | 目的 | 担当記号 | 照合 | 正本 |
|---|---|---|---|---|---|---|---|
| 1 | 提供実績（日時・内容） | 紙の実施記録 | 実績表（表計算） | 月末の件数集計 | X | なし | 未定 |
| 2 | 提供実績（日時・内容） | 実績表（表計算） | 請求ソフト | 請求 | X→Y | 実績表と画面を目視 | 未定 |
| 3 | 提供時間の変更 | 電話メモ | 実績表 | 実績の更新 | Y | なし | 未定 |
| 4 | 提供時間の変更 | 電話メモ | 連絡ノート | 担当間の共有 | Y | なし | 未定 |
この例では、同じ実績が紙→表計算→請求ソフトと2回写され、正本が決まっていません。No.3・4の変更は2か所に書かれ、どちらが新しいか分からなくなる余地があります。
4. 重複の候補を見つける3つの問い
- 同じ情報項目が2行以上ないか：あれば転記の連鎖や、複数の場所への書き写しを確認します。
- その目的は、別の行やソフトの機能で満たせないか：例のNo.1の集計を請求ソフトの帳票で代替できるかは、ソフトの仕様を確かめるまで分かりません。
- 正本が「未定」の行はないか：食い違いの修正や問い合わせが生じやすい箇所です。
ここで見つかるのは「見直しの候補」です。やめるかどうかは、次の確認を終えてから決めます。
5. 転記をやめる前に確認すること
表に同じ情報が並んでいても、記録を削除してよいという意味ではありません。変更前には、管理者と必要な記録・用途・保存方法を確認します。
- 必要な記録・保存条件を自治体などの一次資料で確認する
- 請求ソフトなどの機能は、提供元の資料で確かめる
- 紙から電子へ移す場合は、保存方法の条件を確認する
- 変更は一つずつ行い、照合の手順を記録に残す
判断に迷う記録でも、「正本を決める」「照合の方法を決める」だけで、食い違いの修正が減る場合があります。
6. 候補が見つかったら、時間を測る
候補から一つを選び、転記と照合にかかる時間を測っておくと、見直しの前後を同じ条件で比べられます。
未計測なら作業時間を測る方法と印刷用の計測表から始めてください。月間の時間を集計済みなら、無料診断で仮定を置いて試算できます。効果を保証するものではありません。
7. 転記自体をやめられるかを、順に確認する
候補が見つかると、すぐに自動化の話になりがちです。当サイトでは、その前に次の順で確認することを提案します。
- その入力自体をやめられないか。 転記の目的が、別の帳票や棚卸し表の他の行で満たせないかを確かめます。
- 今あるソフトに、取り込む・書き出す機能がないか。 手で写している内容を、ソフト側の機能で受け渡せる場合があります。
- それでも残る手作業を、自動化の候補にするか。
順番を逆にすると、本来なくせたはずの入力を、自動で続ける仕組みを作ってしまうことがあります。
なお、法定で必要な記録や保存が求められる書類は、この検討で削除の対象にしません。変更の前に管理者と、必要な記録・用途・保存方法を確認してください。
方式ごとに、先に確かめること
| 方式 | 先に確かめること | 事業所側で必要な準備 | 残りやすい手作業 |
|---|---|---|---|
| 作業見直し（入力をやめる・まとめる） | その転記の目的が他の帳票や行で満たせるか。必要な記録に当たらないか | 正本と照合の手順を決め、管理者と合意する | 変更後しばらくの照合 |
| 既存ソフトの取込・連携機能 | 使用中のソフトに取込・書き出し・連携の機能があるか。対象となるデータは何か | 提供元の資料で対象範囲と手順を確認する | 機能の対象外となるデータの入力 |
| RPAなどの自動化ツール | 上の2つで減らせない作業が残っているか。画面や様式の変更に耐えるか | 手順の書き出し、動作確認、止まったときの代替手順 | 例外の処理、エラー時の確認 |
自動化を検討する場合の考え方は、介護事務のRPAで扱っています。
ソフトの提供元に確認する質問
- 現在利用しているバージョンで、この情報（例：提供実績）を他のシステムから取り込む、または書き出す機能はありますか。対象となるデータ項目とファイル形式を教えてください。
- 厚生労働省の標準仕様に沿った改修に対応していますか。対応している場合、対象となるデータの範囲を教えてください。
- 取込や連携を利用する場合、事前に必要な設定や作業、追加の費用はありますか。
回答は口頭ではなく、資料やメールなど後から確認できる形で受け取っておくと、設定時の食い違いを減らせます。
ケアプランデータ連携の導入を具体的に進める場合は、担当・確認先を整理する社内準備表も使えます。
参考資料とこの記事の位置づけ
棚卸し表の6項目、記入例、3つの問いは当サイト独自の実践例で、公的な様式ではありません。厚生労働省は、情報共有の工夫としてICTによる転記の削減や入力の定型化を紹介しています。本記事はソフト導入の前に、情報の流れを整理するための独自の手順です。
厚生労働省「情報共有の工夫」（参照：2026年9月15日）
厚生労働省は、双方のソフトが標準仕様に沿って対応することで、異なるソフト間でもケアプランデータを交換できると説明しています。すべてのソフト・データの互換性を保証するものではありません。
厚生労働省「介護現場におけるICTの利用促進」（参照：2026年9月16日）。実際の対応範囲はソフトの提供元で確認してください。