介護事務のRPA導入前に確認する4項目｜自動化の向き不向きを整理
公開：2026年9月16日
RPAは、パソコン上で決まった手順どおりに行う操作をソフトウェアに繰り返させる仕組みの一般的な呼び名です。導入を考えるときは、製品を比べる前に「その業務が手順どおりに回るか」を確かめます。この記事では、候補業務をルール固定・例外頻度・変更頻度・確認責任者の4項目で見分ける表を紹介します。
同じ情報をどこで写しているかの洗い出しは、介護事務の重複転記を見つける方法で扱っています。この記事は、洗い出した候補が自動化に向くかを判断する段階です。
1. 4項目の見方
- ルール固定：どの欄の情報を、どこへ入れるかを文章で書き切れるか。担当者の判断で変わる箇所があれば「一部」とします
- 例外頻度：記載漏れや読み取れない手書き、急な変更など、手順どおりに進まない件が何件あったか。感覚ではなく件数で書きます
- 変更頻度：入力元の様式や転記先の画面・項目がどれくらい変わるか。変わるたびに自動化の手順も直す必要があります
- 確認責任者：自動で処理した結果を、誰が何と照合するか。担当の役割で書き、決まっていなければ「未定」とします
2. 自動化の適否判断表
表が収まらない場合は、横にスクロールできます →
| No | 候補業務 | ルール固定 | 例外頻度 | 変更頻度 | 確認責任者 | 判断 |
|---|---|---|---|---|---|---|
| 1 | ||||||
| 2 | ||||||
| 3 |
判断欄には「候補」「手順整理が先」「保留」のいずれかを書きます。
3. 記入例（架空）
説明用の架空例で、推奨する運用を示すものではありません。
表が収まらない場合は、横にスクロールできます →
| No | 候補業務 | ルール固定 | 例外頻度 | 変更頻度 | 確認責任者 | 判断 |
|---|---|---|---|---|---|---|
| 1 | 実績表から請求ソフトへの実績入力 | 固定 | 20件中1件 | 画面更新時のみ | 確認担当 | 候補 |
| 2 | 電話メモから実績表への時間変更 | 一部 | 10件中4件 | 不明 | 未定 | 手順整理が先 |
| 3 | 月末の件数集計 | 固定 | 20件中0件 | 様式が不定期に変わる | 未定 | 保留 |
例外件数には測定期間と対象件数を添えます。この例の比率は合否基準ではありません。実際の請求や記録へ適用する前に、権限・利用条件・例外時の停止と人による確認、修正後のテスト方法を決めます。
4. 判断の順番
- ルールを書き切れない業務は、自動化より先に手順を文章にする
- 例外が多い業務は、例外を人が処理する流れを決める。自動化しても例外は残ります
- 変更が多い業務は、誰が変更を知らせ、誰が手順を直すかを決める
- 確認責任者が「未定」の行は、他の3項目がそろっていても保留する
表の結果は検討の候補を示すもので、効果を約束するものではありません。使っているソフトの操作を自動化してよいかは、提供元の資料と利用条件で確かめます。
この記事の位置づけ
4項目と判断表は当サイト独自の整理で、公的な様式ではありません。
参考資料
Microsoft Learn「デスクトップフローの概要」は、ルールに沿った繰り返し操作の自動化を説明しています。この記事の4項目の表は独自案で、製品の推奨ではありません（確認：2026年9月16日）。
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