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介護事務のペーパーレス化は「紙と電子の併用期間」から管理する
小さく試すための4手順と記録表

介護事務のペーパーレス化を進めようとすると、いきなり全部を電子に切り替えるのではなく、しばらく紙と電子を並行して使う期間が生まれます。この期間を決めずに始めると、「どちらが最新か分からない」「確認の手間が増えただけ」になりがちです。この記事では、書類を1種類に絞って小さく試すときに、併用期間をどう管理するかを4つの手順と記録表で整理します。

この記事で扱う範囲

この記事で扱うのは、ペーパーレス化を小さく試している間の、紙と電子を併用する運用の管理だけです。次のテーマは別の記事で扱っています。

どの書類から試すか決まっていない場合は、先に転記の棚卸しで候補を出しておくと、この記事の手順1に進みやすくなります。

公的資料で確認できること・できないこと

厚生労働省の「介護DXの推進」では、介護情報基盤を整備し、これまで紙でやりとりしていた情報を電子で共有して業務を効率化する方向性が説明されています。介護の現場で電子化が進められている背景を知るための資料です。

一方で、このページは個々の事業所が紙の書類を捨ててよいかどうかや、それぞれの法定帳票を電子で保存するための条件を示したものではありません。この記事でも、それらについては断定しません。書類ごとの保存期間、署名や同意の取り方、電子保存の要件は、紙の扱いを変える前に管理者と一緒に該当する一次資料で確認してください。

併用期間を管理する4手順

以下の手順と表は当サイト独自の実践案です。公的な様式ではありません。

紙と電子を併用する期間の進め方（4工程）。書類を捨ててよいか、保存期間、署名・同意の扱いは、この図では判断しません。
  1. 1. 対象を限定 試す書類を1種類に絞る
  2. 2. 更新先を決定 紙と電子のどちらを更新するか、誰が確認するかを決める
  3. 3. 差異を記録 紙と電子の食い違いと、追加でかかった入力・確認の時間を書き残す
  4. 4. 見直しを判断 確認日に、続ける・範囲を縮める・考え直すのどれにするかを管理者が決める

手順1：試す書類を1種類に絞る

最初に電子化を試す書類は1種類にします。複数を同時に始めると、差異や手間が出たときにどの書類が原因か分からなくなるためです。候補にするなら、社内だけで使う一覧のように、保存や署名の条件を事前に確認しやすく、利用者への対応に直接影響しにくいものが向いています。対象外の書類をあらかじめ書き出しておくと、途中で範囲が広がるのを防げます。

手順2：先に更新する場所と、確認する担当を決める

併用中は「紙と電子のどちらを先に更新し、どちらに写すか」を1つに決めます。両方を自由に書き換えられる状態にすると、どちらが最新か分からなくなります。あわせて、紙と電子の突き合わせをする担当を決めます。記録表では個人名ではなく、A・B などの記号で書いておくと、表をそのまま共有しやすくなります。

手順3：併用中に起きた差異と、増えた時間を記録する

併用期間に記録しておきたいのは次の2つです。

併用期間中は、手間が一時的に増える場合があります。増えた分も記録しておかないと、あとで「電子化してもかえって時間がかかった」のか「併用期間だけの負担だった」のかを見分けられません。

手順4：確認日を決め、続けるかどうかを管理者が判断する

始める前に確認日を決め、その日に記録を見ながら管理者が次のどれにするかを決めます。

止める場合に備えて、「紙に戻すときに電子のデータをどう扱うか」も事前に決めておきます。止め方が決まっていると、試すこと自体へのためらいが小さくなります。

記録表（空欄）

4つの手順で決めることを1枚にまとめた表です。印刷して手書きで記入しても、表計算ソフトに写しても使えます。

表が画面に収まらない場合は、横にスクロールしてください。

表1 記録表（空欄・記入用）
決める項目 試す前の設定 併用中に起きたこと 確認日と担当記号
対象範囲
更新する場所
差異の確認
停止時の対応
見直し判断

架空の記入例：社内用の備品発注一覧

以下は、記入のイメージをつかむための架空の例です。実在する事業所の記録ではありません。題材には、利用者の情報を含まない社内用の備品発注一覧を使っています。確認日は「〇月〇日」、担当者は記号で書いています。

表が画面に収まらない場合は、横にスクロールしてください。

表2 架空例（備品発注一覧）
決める項目 試す前の設定 併用中に起きたこと 確認日と担当記号
対象範囲 事務室の備品発注一覧だけを対象にする。利用者に関わる書類は含めない 消耗品の在庫メモも電子にしたいという声が出たが、範囲外として記録だけ残した 〇月〇日／A
更新する場所 電子の一覧を先に更新し、紙は電子から印刷したものを掲示する 急ぎの発注で、掲示した紙に手書きで品目が書き足されていた 〇月〇日／B
差異の確認 週の終わりに担当Bが紙と電子を突き合わせ、差異と、突き合わせにかかった時間を書く 手書きで書き足された品目が電子側に入っていなかった。突き合わせにかかった時間を記録した 〇月〇日／B
停止時の対応 止める場合は紙の一覧に戻す。電子の一覧は最終更新日を書いて、見るだけにする 止める場面はなかった 〇月〇日／A
見直し判断 確認日に、管理者が継続・範囲を狭める・再検討から選ぶ 管理者Cが「手書きで書き足すときのルールを決めてから継続」を選んだ 〇月〇日／C

この例では、併用中に起きた食い違いが、そのまま「次に決めるべきルール」につながっています。うまくいかなかった点を失敗として消すのではなく、見直しの材料として表に残しておくことが大切です。

併用中の時間は月単位でまとめる

効果を振り返るときは、試しているあいだに増えた入力や確認の時間も含めて、月ごとにまとめます。電子化で短くなった作業だけを数えると、併用による負担が見えなくなるためです。時間の測り方は作業時間計測の記事を参考にしてください。

また、紙の枚数が減ったことを、そのまま費用の削減や利益の改善と見なさないようにします。電子化には、入力や確認の手間、機器や仕組みの準備など別の負担が生じることがあるからです。紙の量は変化を示す目安の一つとして扱い、時間の記録とあわせて判断するのが安全です。

紙の扱いを変える前に確認すること

併用期間がうまくいっても、すぐに紙を捨てたり作らなくしたりしてよいとは限りません。紙の扱いを変える前に、対象の書類ごとに次の点を管理者と一緒に一次資料で確認してください。

この記事の例で社内用の一覧を選んだのは、こうした確認がしやすいためです。利用者に関わる書類や法令で定められた帳票に範囲を広げる場合は、確認をより丁寧に行ってから進めてください。