介護事業所の事務「業務分担表」の作り方
この記事で扱う範囲
事務作業について「誰が実施し、誰が確認し、担当者が不在のときは誰に相談するか」を一覧にするための記事です。臨床業務、法定の役割の移譲、人員基準、請求の可否は扱いません。分担表に相談先を書いても、それだけで権限が移るわけではありません。安全・権限・資格の取り扱いは既存の規程が優先します。
手順書・引継ぎチェックリストとの違い
- 事務手順書は、1つの工程のやり方を書くものです。
- 引継ぎチェックリストは、後任へ渡す周辺情報をまとめるものです。
- 業務分担表は、複数の事務業務を横に並べ、実施担当・確認担当・不在時の相談先・確認期限を決めるものです。
表には役割名を書きますが、役割名だけでは運用時に迷いが残ります。実際に誰へ割り当てたかは、社内の別表で明確にしてください。
一次資料の考え方
厚生労働省の介護生産性向上の解説では、誰がいつどの業務をどれだけの時間で行うかを把握し、業務の偏りを見つけて役割と手順を見直す、と整理されています。成果を保証するものではありません。
出典：厚生労働省「業務の明確化と役割分担」（2026年9月16日確認）。以下の手順と表は当サイト独自の提案です。
作成の手順
- まず実際の担当と時間を書き出します（事務作業時間の計測）。
- 担当が不明な行、同じ時期に集中している行、不在時が未定の行を探します。
- 管理者と担当者が話し、割当と期限に合意します。
- 小さい範囲で試し、確認する側の負担も記録します。
業務分担表（テンプレート）
社内で事務作業を整理するための独自の表です。事業所の正式な職務分掌や規程を置き換えるものではありません。
- 実施担当
- その事務作業を実際に行う人です。
- 確認担当
- 作業の結果を確かめる人です。
- 不在時の相談先
- 実施担当が不在の日に相談する先です。記入だけで代行の権限が付くわけではありません。
| 業務 | 実施担当 | 確認担当 | 不在時の相談先 | 発生時期・確認期限 |
|---|---|---|---|---|
| 社内備品の在庫確認（記入例・架空） | 事務B（架空） | 事務リーダー（架空） | 管理者（架空） | 社内で定めた棚卸日／確認期限を記入 |
| 資料の受領状況の整理（記入例・架空） | 事務A（架空） | 事務リーダー（架空） | 事務B（架空） | 資料の到着予定日／確認期限を記入 |
上の3行は空欄です。自事業所の事務業務を書き足してください。下の2行は架空の記入例で、実在の担当者や実績ではありません。期限は各業務の必要な締め切りと事業所の規程に合わせて決めます。表には利用者情報やパスワードを書きません。「不在時の相談先」は判断を相談する窓口を示す欄であり、記入によって権限が付与されるものではありません。
分担を決めたら、作業時間を確かめる
業務分担表を作っただけでは、事務時間が減ったかはわかりません。まず誰がどの業務に何分かけているかを記録し、引継ぎや確認で増えた時間も測ります。
診断は集計値と仮の削減率などから、時間と収支への影響を試算するものです。実測した改善効果とは区別してください。