介護事務の手順書の作り方｜1工程1動作と完了条件で書く
介護事務の手順書は、作業を分解して1工程ずつ書くと、書いた人以外にも、何をどこまで行うか伝えやすくなります。本記事は、転記や資料回収のような事務作業を1つ選び、その手順を書く人向けです。
後任へ原本の保管場所や問い合わせ窓口を渡す作業は 引継ぎチェックリスト で扱います。引継ぎは「誰に何を渡すか」を漏れなく並べる作業、本記事は「1工程ずつ何をどこまでやるか」を書き切る作業です。同じ手順書という言葉でも、粒度と完了の判断が違うため、分けて作ったほうが後から直しやすくなります。
書く単位を1動作に割る
最初に対象の作業を1つに絞ります。「請求業務」のような大きな括りではなく、「対象月の資料一覧を開く」「受領欄に記入する」のように、手が一度止まるところで行を分けます。1行に2つ以上の動作が入ると、読む人はどこまで終わったか判断できません。手順が長くなる場合は、作業のまとまりで見出しを分けます。
4列で完了条件まで書く
行が決まったら、作業／使う資料の種類／完了条件／進めない場合の確認先の4列で書きます。完了条件は「確認する」ではなく「空欄がない」「最終行まで到達している」のように、見れば判別できる状態で書きます。確認先は個人名ではなく役割で書いておくと、担当交代後も確認する役割を追いやすくなります。実際の担当者は社内で割り当てます。使う資料は様式名などの種類にとどめ、利用者情報やパスワードは手順書に書きません。
制度上の判断、請求してよいかの可否、記録の廃棄は手順書では指示しません。該当したら止めて責任者に確認する、という行を置きます。操作権限や安全対応も事業所の既存手順に従います。
別担当に試してもらってから承認する
書いた本人は前提を補って読めるため、そのままでは抜けに気づけません。作成→操作権限を持つ別担当が、安全に試せる範囲で試行→分からなかった箇所を聞き取って改稿→承認し更新日を記録、の順に進めます。試行では、分からなかった作業と、足りなかった情報を控えてもらいます。更新日を残しておくと、様式が変わったときにどこまで見直したかが追えます。
所要時間の把握は 作業時間の計測、自動化を検討する前の確認は RPAの適否 が参考になります。
一次資料の要約
厚生労働省「介護分野の生産性向上」のページ（2026-09-16確認）に示された進め方の要約です。
現行手順を書き出し、担当ごとの工夫を比べ、やるべき手順を合意し、図などで読みやすくまとめる。判断基準も明記する。
出典: https://www.mhlw.go.jp/kaigoseisansei/what/effort3.html
手順書テンプレート（4列）
上3行は書き込み用の空欄、下3行は書き方を示す架空例です。架空例は説明のために作成したもので、実在の事業所の手順ではありません。
- 手順1 仕事を1つ選ぶ
今回書く事務作業を1つに絞る。複数の作業をまとめない。 - 手順2 1行1動作を書く
1行に1つの動作だけを書き、作業／使う資料の種類／完了条件／進めない場合の確認先の4列を埋める。 - 手順3 別担当が読み確認
書いた人以外が上から読み、分からなかった行に印を付けて返す。
| 作業（1行1動作） | 使う資料の種類 | 完了条件 | 進めない場合の確認先 |
|---|---|---|---|
| 架空例：対象月の資料一覧を開く | 資料一覧（様式名のみ） | 対象月の資料一覧が表示され、月が一致している | 一覧の作成担当 |
| 架空例：受領記録で、対象の資料が届いているか確認する | 受領記録（所内の保管台帳） | 受領済・未受領・確認不能のどれかを、記録に基づいて判別できた | 受領記録の管理担当 |
| 架空例：確認した状態を、対象資料の受領欄に記入する | 資料一覧と受領記録 | 対象資料の行に状態が記載され、確認不能の場合は確認先が決まっている | 事務責任者 |
記入時は、利用者の氏名・ID・パスワードなどを表に書かないでください。確認先は役割名で記載します。
「確認不能」は受領済みを意味しません。確認先に引き継ぎ、事業所の手順に沿って状態を確かめます。
複数の業務について担当と確認先を整理する場合は、業務分担表を使えます。
次に、作業時間を確かめる
手順書を作っただけでは、時間削減の効果は判断できません。まず作業時間の計測を参考に、対象の作業時間を記録します。
集計済みなら無料診断で、月間の事務時間などと削減率の仮定から試算できます。実測した改善効果ではなく、手順書の品質や法令適合の判定でもありません。