介護事務の引継ぎチェックリスト｜原本・手順・例外・確認窓口を残す
担当者の交代が決まったとき、「前任者に聞けば分かる」で回っていた事務ほど、引継ぎで抜けが出やすくなります。この記事では、訪問介護・居宅介護支援の管理者が、属人化した事務を後任に渡すための記入式テンプレートと進め方を紹介します。制度上の扱いや書類の保存に関する判断は扱いません。
抜けやすいのは手順そのものより「周辺の情報」
手順書があっても、交代後に後任が止まりやすいのは、たとえば次の場面です。
- 原本がどこにあり、どれが作業用のコピーか分からない
- いつもと違うケースで、どう判断すればよいか分からない
- 迷ったときに、誰へ確認すればよいか分からない
そこで、業務ごとに「原本の場所・手順・例外・確認窓口」を1行にまとめます。
この表は当サイト独自の業務整理案です。利用者情報やパスワードを書き込まず、権限管理された事業所内の資料の参照先を記載してください。
引継ぎチェックリスト（記入式テンプレート）
| 業務名 | 頻度・期限 | 原本の場所 | 手順（開始→完了の判定） | 例外と対応 | 確認窓口（役割／不在時） | 後任の実施 |
|---|---|---|---|---|---|---|
| （架空の例）月次の送付作業 | 毎月◯日まで | 共有フォルダ「◯◯」＞「◯月」 | ①◯◯を開く ②◯◯を確認 ③送付記録に日付を書いたら完了 | 期限日が休業日：事業所で決めた対応を確認 | 管理者／副担当 | □同席で実施 □単独で実施 |
| □同席で実施 □単独で実施 | ||||||
| □同席で実施 □単独で実施 |
各項目の書き方
原本の場所：「共有フォルダ」だけで終わらせず、フォルダの階層や棚の位置まで書きます。コピーがある場合は、どちらが原本かを明記します。
手順：作業を始めるきっかけと「何をしたら完了か」を必ず書き、その間は操作の順に番号を振ります。
例外：前任者に「いつもと違う対応をした場面」を、思い出せる範囲で挙げてもらいます。対応が決まっていないものは「未決」と書き、管理者の判断に回します。
確認窓口：個人名ではなく役割で書き、不在時の代わりも1つ決めておきます。
進め方：表だけで1周回せるか確かめる
- 前任者が表を埋める
- 権限のある後任が、事業所で認めた練習用の事例で表を見て実施し、前任者は横で確認する
- 後任が止まった箇所を、その場で表に書き足す
- 次の周期は後任が必要な確認・承認を受けながら実施し、「後任の実施」欄にチェックを入れる
後任が手順を再現できたか、未解決の項目がないかを管理者が確認し、完了を判断します。担当者が変わっても、資格・権限や通常の確認・承認手順は守ります。
手順自体がまだ文書になっていない場合は、1工程1動作で手順書を作る方法から始められます。
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事務の負担を数字で確認する
引継ぎの対象業務を整理できたら、月間の作業時間などの集計値を無料診断で試算できます。個別の利用者情報や引継ぎ資料は入力しません。
参考資料
厚生労働省の手順書の作成では、業務の手順を見えるようにし、職員間で確認しながら標準化する考え方を紹介しています。この記事の表は、その考え方を参考にした独自の提案です（確認：2026年9月16日）。