提供票と実績の照合｜差異を記録して確認担当へ渡すチェック表
この記事の手順と表は当サイト独自の提案です。正式な帳票や事業所の確認手順の代わりにはなりません。
この記事で扱う範囲
月末に提供票と実績を突き合わせると、違いには気づいても「誰が何を確認するか」が決まらないまま残ることがあります。この記事では、照合で見つかった差異を記録して、確認担当へ渡すまでの流れだけを扱います。転記作業そのものの見直しは転記の棚卸しの記事をご覧ください。
制度の解説、各種の期限、書類の保存、帳票の様式はこの記事では扱いません。事業所の規程や、関係機関の案内で確認してください。
1. 照合前に揃えるもの
差異の中には、照合する資料の版が合っていないだけのものも含まれます。始める前に、次の3点をそろえます。
- 照合する月と、その月の最新の提供票（変更を受け取った日が分かるもの）
- 実績記録の状態（未入力や修正中の記録が残っていないか）
- 照合担当と確認担当（できれば別の人にする）
2. 差異は「推測」ではなく「事実」で記録する
照合しながら理由を推測して直してしまうと、あとで経緯を追えなくなります。記録には見つかった事実だけを書き、修正は確認担当が判断してから行います。
- 差異の種類（日付、時間帯、サービス内容、回数など）
- 提供票の記載と実績の記載を、そのまま並べて書く
- 見つけた人と見つけた日
事業所で認められた内部管理番号などで原本を参照します。番号でも個人を特定できる場合があるため、権限を持つ担当者だけが扱ってください。
3. 確認担当への受渡し
渡すときは「何を確認してほしいか」を一文で添えます。たとえば「9日の時間帯が提供票と実績で異なる。どちらが正しいか訪問担当に確認」のように書きます。確認の結果と対応した日は同じ行に残し、締めの前に未解決の行がないか見直します。
例：確認担当への依頼文と返答後の記録（架空）
依頼文の例：「管理番号A-000、対象日9日。提供票と実績で時間帯が異なります。提供票の原本と変更履歴を確認し、結果を教えてください。回答までこの行は保留にします。」
返答後は「結果・対応日」欄に、回答を受けた日、確認した資料、対応を記録します。記入例：「○日回答受領／提供票の原本と変更履歴を確認／対応方針の確認待ちのため保留」。
回答が届いただけで完了にはせず、修正の要否と必要な対応の完了を確かめ、結果を残します。修正や完了の判断を誰が行うかは、事業所のルールに従います。
チェック表
| 段階 | 確認項目 | 済 |
|---|---|---|
| 照合前 | 照合する月を決めた | □ |
| 照合前 | 提供票が最新の版か、変更を受け取っていないか確認した | □ |
| 照合前 | 実績記録に未入力・修正中のものがない | □ |
| 照合前 | 照合担当と確認担当を決めた | □ |
| 差異の記録 | 利用者を管理番号で書いた（氏名は書かない） | □ |
| 差異の記録 | 差異の種類を書いた | □ |
| 差異の記録 | 提供票と実績の記載をそのまま並べた | □ |
| 差異の記録 | 理由を推測して修正していない | □ |
| 差異の記録 | 見つけた人と日付を書いた | □ |
| 受渡し | 確認してほしい内容を一文で書いた | □ |
| 受渡し | 確認担当と渡した日を書いた | □ |
| 受渡し | 確認結果と対応日が記入された | □ |
| 受渡し | 未解決の行と担当者・次の対応を明らかにした | □ |
差異記録表（架空の記入見本）
| No | 管理番号 | 対象日 | 差異の種類 | 提供票の記載 | 実績の記載 | 発見者・日 | 確認してほしいこと | 確認担当 | 結果・対応日 |
|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|
| 1 | A-000 | 9日 | 時間帯 | （そのまま転記） | （そのまま転記） |
よくある質問
提供票と実績で版が異なるときは
照合前に最新の提供票をそろえます。版の違いに気づいたら、どちらが最新かを推測せず、原本と変更履歴、必要に応じて発行元への確認で確かめます。受信日だけで最新版と判断しません。確認できないうちは差異として、両方の記載をそのまま並べて記録し、確認担当へ渡します。
確認担当から返答がないときは
返答待ちであることも事実として、いつ誰に渡したかとあわせて行に残します。行を消したり、照合担当の判断で埋めたりはしません。社内の確認期限に合わせて未解決の行を見直し、担当者と次の対応を明らかにします。
合計の数字だけが合っているときは
合計が一致していても、日付・時間帯・サービス内容・回数が入れ替わっていることがあります。合計ではなく行ごとに原本と突き合わせ、一致しない項目は事実のまま記録して確認担当へ渡します。
個人情報の扱い
この表は、印刷するか事業所内の端末で使うことを想定しています。本サイトには入力欄がないため、利用者の情報を入力する必要はありません。利用者の情報や実績記録を本サイトの無料診断へ入力しないでください。
受領した書類を担当間で渡す流れ全体は、居宅介護支援の書類受領と確認連絡の整理で確認できます。
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照合の負担も確認する
照合にかかる時間をまだ測っていない場合は、先に作業時間の計測から始めます。月間の作業時間を集計済みなら、無料診断で改善の仮説づくりに使えます。診断には利用者ごとの実績記録を入力しません。
参考資料
WAM NET「8.給付管理業務」は予定と実績の食い違いを確認し、変更時の連絡方法を決めることを説明しています（確認：2026年9月16日）。本記事のチェック表は独自の整理です。
印刷して使う
事業所内で使う独自の業務補助表です。入力や登録は不要です。