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介護事務の確認待ち管理表｜連絡日・返答予定・次の行動を残す

この記事の表は当サイト独自の業務整理案です。事業所の規程や正式な手順の代わりにはなりません。

この記事で扱う範囲

事務の仕事では、関係先や事業所内の担当に問い合わせたまま返事を待つ件が、いくつも同時に残ります。締めの直前になって「誰に何を聞いていたか」を探し直すことはないでしょうか。この記事では、事務の確認待ちを一覧にして、返事がないときの次の行動を先に決めておく方法を扱います。

利用者の状態に関わる判断や、緊急時の連絡は扱いません。そうした連絡は、事業所で決めている安全対応を優先してください。この表はその手順の代わりではありません。

確認待ちが埋もれる理由

確認待ち管理表（記入式）

No 連絡日 依頼内容（一文） 確認担当（役割） 返答予定 未回答時の次行動 結果・完了日
1 （架空の例）◯月2日 書類の送付先に変更がないか確認してほしい 事務担当 ◯月9日 ◯月10日に事務担当が電話で再連絡。つながらなければ管理者へ報告
2
3

各項目の書き方

依頼内容：相手の返事を聞けば完了と分かるよう、一文で書きます。

確認担当：個人名ではなく役割で書きます。

返答予定：相手と約束した日を書きます。約束がなければ「社内目安」と明記し、相手と合意した日と区別します。

未回答時の次行動：「再連絡」だけで終わらせず、いつ・誰が・どの方法で行うかまで書きます。判断が必要なものは管理者に回します。

利用者の氏名は書かず、事業所で認められた内部管理番号などで参照します。番号も個人を特定できる情報として扱い、権限のある担当者だけが事業所内で管理してください。

見直しのタイミング

社内の期限と連絡の重要度に合わせて確認するタイミングを決めます。返答予定が近い行と過ぎた行を確認し、週次の見直しだけに頼らず、必要な日までに再連絡してください。完了した行は、結果と日付を書いてから閉じます。

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月間の作業時間などの集計値は無料診断で試算できます。利用者の情報や確認待ちの記録は入力しないでください。

参考資料

厚生労働省の情報共有の工夫では、共有する情報の対象・相手・時期と目的を明確にする考え方を紹介しています。本記事の表は独自案です（確認：2026年9月16日）。