介護事務のOCR導入前にやる読み取りテスト
読み取った後の修正・照合・取込まで含めて試す

訪問介護や居宅介護支援の事務で「紙の帳票をOCRで読めば入力が楽になるのでは」と考えたとき、文字が読めたかどうかだけで決めると、導入後に修正や照合の手間が残ることがあります。この記事では、読み取った後の修正、原本との照合、システムへの取込までを含めて、小さく試す方法を紹介します。

確認日：2026年9月17日。この記事は法令への適合を保証するものではありません。また、請求やケアの判断を自動化する方法は扱いません。

この記事で扱う範囲

扱うのは「OCRで自分の帳票が実務で使えるか」を試す手順だけです。次の2つは別の記事にまとめています。

• どの帳票をどこへ転記しているかを洗い出したい場合：転記作業の棚卸し
• システム画面のクリックや入力を自動化したい場合：画面操作の自動化

公開資料から確認できること

介護に関わるOCRの公開情報として、次の2つを確認しました。どちらも、そのまま自分の事業所に当てはまるわけではありません。

• 株式会社うるる ニュース（2025年7月14日）：訪問理美容などを営む日本介護システムが、予約管理表やFAXの手入力に、AI-OCRと人の作業を組み合わせたサービスを使った事例です。
  適用範囲：訪問理美容などの予約管理表やFAXの事例です。訪問介護の法定帳票の事例ではなく、当サイトが検証した結果でもありません。
• PFU DynaEye11 帳票別OCR定義テンプレート：帳票ごとのOCR定義テンプレートの一覧で、自治体向けの介護保険申請書も含まれています。
  適用範囲：自治体向けの申請書などのテンプレートです。介護事業所で使うすべての帳票に対応するという意味ではありません。

自分の事業所の帳票や書き方で読めるかどうかは、実際に試さないとわかりません。

読み取りテストの手順（当サイト独自の試し方）

まず架空の帳票で試し、実データを使うかは最後に判断します。

以下の4つは公開資料の内容ではなく、当サイトが提案する試し方です。

1. 架空データで帳票の種類と読む項目を決める
   最初は利用者の実データを使わず、架空の記入例を作ります。普段その帳票を書く職員に、実際の様式を使って架空の内容を普段どおりに記入してもらいます。通常FAXで受け取る場合は、その経路もそろえます。テストする帳票の種類と、読み取らせる項目（日付・氏名欄・サービス内容など）を先に決めておきます。
2. 原本と読取結果を照合し、修正と判読不能を記録する
   読取結果を原本と1項目ずつ見比べ、直した項目と、読めなかった項目をそれぞれ書き残します。
3. 同じ件数で、全工程の時間を比べる
   スキャン準備、入力または読取、修正照合、取込確認（最終確認を含む）まで、手入力とOCR利用のそれぞれの時間を同じ件数で測ります。
4. 実データを使うかは、確認してから決める
   社内ルールを確認し、提供元にもデータの保存期間、削除方法、学習への利用の有無、アクセス権を確認したうえで判断します。

時間比較の記入表

テスト件数：＿＿＿件（手入力とOCR利用で同じ件数にそろえます）

表は横にスクロールできます。印刷して書き込めます。

• 発生しない工程は0分、まだ測っていない工程は「未測定」と書きます。未測定の工程があれば合計の比較を保留します。
• 「入力または読取」には、人が手を動かした時間だけを書きます。
• 機械だけが処理している待ち時間は別記します：＿＿＿分。待っている間も人が監視・対応した時間は作業時間に記録し、同じ時間を重複して足さないようにします。
• 修正した項目：＿＿＿件　判読不能だった項目：＿＿＿件

何分短くなれば導入するか、どのくらい読めれば合格かといった基準は、ここでは決めていません。業務や帳票によって変わるためです。

結果の見方

「残る確認」の欄に書いた作業は、OCRを入れても人の仕事として残ります。時間だけでなく、修正・判読不能の件数と確認の負担も見直します。