介護ソフトの乗り換えでデータ移行を確認する手順｜新旧ベンダーへの質問表
介護ソフトを乗り換えるときは、いま使っている記録や利用者情報を新しいソフトでも使えるかが気になります。ただ、移行できる範囲や形式、支援の内容は製品や契約によって違います。この記事では、新旧のベンダーに何を確認すればよいかを、手順と質問表にまとめました。移行できるかどうかの判断や、製品のおすすめはしません。
公的資料で示されている確認の観点
厚生労働省の資料では、介護ソフトを選ぶ前に、データ引継ぎの支援、導入後の支援体制、費用の考え方などを確認する観点が示されています。
出典：厚生労働省「介護ソフトを選定・導入する際のポイント集」印刷ページ8（PDF9ページ）（確認日：2026年9月16日）
データ移行を確認する4つの手順（独自の確認手順）
以下は、当サイトが独自に整理した確認手順です。公的な手順ではありません。
1. いま使うデータの種類と対象期間を整理する
利用者の基本情報、記録、計画、請求関連など、業務で参照しているデータを種類ごとに書き出します。あわせて「いつからいつまでの分が必要か」を事業所の責任者と確認しておきます。手作業の転記が発生している業務は、転記作業の棚卸しを使うと洗い出しやすくなります。
2. 旧ソフトの出力と新ソフトの取込を両方確認する
旧ソフトから出せる項目・形式と、新ソフトが取り込める項目・形式は、別々に確認します。CSVで出力できても、新ソフト側の項目と対応していなければ、そのまま移せるとは限りません。「CSVが出せるから移行できる」とは判断しないでください。
3. 移らない項目と引継ぎ支援の範囲を記録する
移らない項目がある場合は、その情報を移行後にどう参照するかを確認します。ベンダーがどこまで引継ぎ作業を支援するかと、その費用の扱いも記録しておきます。
4. 未回答の項目は確認先を決める
回答がそろわない項目は、旧ソフト側・新ソフト側・事業所内の責任者のうち、誰に確認するかを決めます。移行できるかどうかは、最終的に両社と事業所の責任者に確認してください。
新旧ベンダーへの確認質問表
当サイトが独自に作った確認用の表です。公式の様式ではありません。回答欄は、各社から聞き取った内容を記入するための空欄です。
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手順1 種類を整理
いま使うデータの種類と、引き継ぐ対象期間を書き出す -
手順2 双方へ確認
旧ソフトの出力と新ソフトの取込を、両社にそれぞれ確認する -
手順3 未回答を残す
移らない項目・支援範囲と、未回答の確認先を記録する
| 確認テーマ | 旧ソフト側への質問 | 新ソフト側への質問 | 回答と未確認事項 |
|---|---|---|---|
| 対象項目と期間 | どのデータ項目を、いつからいつまでの分出力できますか | どのデータ項目を、どの期間分取り込めますか | |
| 形式と対応 | 出力形式は何で、項目の定義資料はありますか | その形式を取り込めますか。項目の対応づけは誰が行いますか | |
| 移らない情報の参照 | 解約後、移らない情報を閲覧・出力できる期間や方法はありますか | 取り込めない項目は、どのように扱うことになりますか | |
| 支援担当と費用 | 出力作業を支援してもらえますか。担当窓口と費用の有無を教えてください | 取込・引継ぎを支援してもらえますか。担当範囲と費用の有無を教えてください |
表への記入や問い合わせの際、利用者の個人情報、実際の記録、パスワードを書く必要はありません。
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事務時間への影響も確認する
移行できるかは旧・新ソフトの提供者と責任者に確認してください。
診断は移行可否の判定ではありません。
候補ソフトの操作を見比べる場合は、同じ業務条件で行うデモ確認表を使えます。