訪問介護の事務効率化はどこから始める？仕事の選び方と初週の進め方
訪問介護の事務を減らしたいけれど、何から手をつければよいか分からない。この記事は、管理者が最初に見直す仕事を1つ選ぶための入口です。
※ここで紹介する選び方と順番は当サイトの提案です。公的な制度や基準に基づくものではありません。
最初に「1つだけ」選ぶ理由
いくつもの業務を一度に変えると、どの変更が効いたのか分かりません。記録をつける現場の負担も増えます。まずは1つの仕事に絞り、測る、変える、比べるを一回りさせることをおすすめします。
業務選択の表：いまの困りごとから選ぶ
| いまの困りごと | 最初に見直すこと | 進む記事 |
|---|---|---|
| どの事務に時間がかかっているか、感覚でしか言えない | 作業時間を測る | 作業時間を測る方法 |
| 同じ情報を複数の書類やシステムに写している気がする | 重複転記を洗い出す | 重複転記を見つける方法 |
| ツールや外注にお金をかけるか迷っている | 効果の数え方をそろえる | 空いた時間と減った支出を分ける |
| すでに何かを変えたが、効果があったか分からない | 改善前後を比べる | 比較条件のチェック表 |
| どれに当てはまるか迷う | 作業時間を測る | 作業時間を測る方法 |
実行順：迷ったらこの順番で
- 測る：事務の作業時間を記録し、時間のかかる仕事を把握する
- 洗い出す：その仕事の中で、同じ情報を写している箇所を探す
- 判断する：費用がかかる改善策なら、空いた時間と減る支出を分けて検討する
- 試す：変える仕事は1つに絞る
- 比べる：件数などの条件をそろえて、改善前と改善後を比べる
表で当てはまる行がはっきりしていれば、その行から始めてもかまいません。
初週にやること
- 1日目：事務に関わる職員と一緒に、毎日・毎月くり返す事務を書き出す
- 2日目：書き出した仕事を上の表に当てはめ、最初に見直す1つを決める
- 3日目：進む記事の記録表を用意し、誰がいつ記入するかを決める
- 4〜5日目：記録を始める。途中で記入方法を変えない
- 週の終わり：記入漏れや書きにくい点を確認し、翌週も記録を続けるか判断する
初週にしないこと
- 記録を取る前に、ツールの導入や書式の変更を決める
- 記録の負担を確認せず、測定範囲を広げる
- 1週目の数字だけで改善策を決める
記録が集まったら、選んだ仕事に対応する記事の手順で改善策を検討してください。
場面別：月末・照合・不在で止まるとき
次の3場面は、当サイトの既存テンプレートで扱えます。いずれも現状の記録→確認窓口→最初の小さな変更の順です。公式の必須手順ではありません。
月末の資料が集まらない
必要な資料と到着予定・受領日を記録し、未着時の確認窓口を決めます。まず1種類の資料について、担当者と社内確認日を共有します。→月末事務の準備
提供票と実績が合わない
差異の件数と気づいた日を記録し、事業所の手順に沿って確認担当へ渡します。まず差異メモの様式をそろえます。→提供票と実績の照合
担当が不在で止まる
止まった事務と待ち時間を記録し、実施・確認・不在時の相談先を割り当てます。まず1業務について、担当者と不在時の相談方法を共有します。→事務の分担
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数字がそろったら、改善余地を試算する
事務時間をまだ測っていないなら作業時間の計測から。集計値が出たら無料診断で仮の削減率などを入れ、時間と収支への影響を試算します。実測した改善効果とは区別してください。
参考資料
介護労働安定センター「訪問介護事業所のための事務効率化Q&A」では、20のQ&Aと取り組み事例が案内されています（案内ページ確認：2026年9月16日）。本記事の選択表・初週の予定は当サイト独自の提案です。